EXCEL

¿Para que sirven estas herramientas? Imaginemos que tienes una lista de números de  empleados de la empresa y que necesitas saber qué empleados están en cada oficina. La hoja de cálculo es enorme, por lo que puedes pensar que es una tarea difícil. En realidad, es bastante fácil de hacer con una función de búsqueda con la siguiente herramienta.  Las funciones BUSCARV, junto con INDICE y COINCIDIR, son algunas de las funciones más útiles de Excel.  ¿Qué es la función ÍNDICE? Usar estas funciones de forma combinada, o mejor dicho de forma anidada, permite buscar un rango de datos y extraer un valor en la intersección de cualquier fila o columna. NOTA: La función puede tomar dos formas tanto forma matricial y forma referencia.  Estructura de la fórmula ÍNDICE INDICE (matriz,  núm_fila,  [núm_columna])  ¿Qué es la función COINCIDIR?  Busca un elemento específico en un intervalo de celdas y después devuelve la posición relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 10, 35 y 58, la fórmula =COINCIDIR(35,A1:A3,0) devuelve el número 2, porque 35 es el segundo elemento del rango. Estructura de la formula COINCIDIR COINCIDIR( valor_buscado,  matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia]) Veamos ahora un ejemplo gráfico de como aplicar dichas funciones en conjunto:  Usemos las funciones INDICE y COINCIDIR conjuntamente para devolver el número del productor y su costo correspondiente para cada una de las productos. Puesto que el costo se devuelve en formato de número, usamos la función TEXTO para aplicarle el producto como costo. De hecho, la función INDICE usa el resultado de la función COINCIDIR como su argumento. La combinación de las funciones INDICE y COINCIDIR se usa dos veces en cada fórmula; primero, para devolver el producto y, después, para devolver el costo. A continuación te mostramos un vídeo para que puedas visualizar de manera gráfica dichas funciones: Tomado del blog de ICEMéxico

¿Alguna vez has escuchado el término «Concatenar»? Conocer esta sencilla función, puede facilitarnos tantas horas de trabajo que usualmente si no tenemos el conocimiento, creemos o tratamos de hacer las modificaciones de manera manual, conocer esta función, podrá ser como conocer un truco que te permita reunir información en una sola celda. En este artículo conoceremos un poco más sobre como poder utilizar aplicar esta función. Definamos entonces como se utiliza, con esta función podemos unir una dos o varias cadenas de texto en una sola celda, es decir, cuando queremos información que se encuentra en una o varias celdas y la queremos concentrar en una sola… A continuación, en este ejemplo podemos notar como deseamos juntar el nombre en una misma celda.  De tal forma que pondremos la siguiente fórmula en una celda, tomando como ejemplo la imagen anterior, no olvides poner entre comillas los espacios que deseas poner, tal como aparece en el ejemplo de abajo.  Posterior a ello, vamos a aplicar la misma formula a toda la fila, como en la imagen que a continuación veremos: Esto sirve para poder aplicar la misma fórmula a toda la fila y así se obtengan todos los resultados sin necesidad de hacerlo de manera manual. A continuación, te compartimos un video sencillo para que puedas aplicar este conocimiento acompañado de una guía visual.  Tomado del blog de ICEMéxico

Esta fórmula tiene los siguientes componentes de referencia estructurada: Las referencias estructuradas son referencias que se hacen a elementos que pertenecen a una tabla, es decir, que mantienen el formato de tabla y que contiene nombre, datos, entre otros.  ¿Te resulta complicado el tema? En este artículo te compartiremos pasos sencillos para que puedas desarrollar una referencia estructurada en Excel, sin complicaciones.  Te ayudaremos paso a paso… Al crear una tabla Excel, Excel designa un nombre a la tabla y a cada encabezado de columna de la tabla. Cuando agrega fórmulas a una tabla de Excel, estos nombres pueden aparecer automáticamente conforme introduce la fórmula, y no tiene que especificar referencias de celda explícitas. A continuación te compartiré de manera gráfica la aplicación de esta referencia.  Ejemplo de referencia de celda explícita    → =SUMA(C2:C7) Uso de nombre de tabla y columna    → =SUMA(SalarioDept[SalarioAnual]) Esta combinación de nombres de tabla y columna se denomina una referencia estructurada. Los nombres de referencias estructuradas se ajustan siempre que agregue o quite datos de la tabla. Las referencias estructuradas también aparecen cuando crea una fórmula fuera de una tabla de Excel que hace referencia a los datos de la tabla. Las referencias pueden facilitar la localización de tablas en un libro grande. Para usar referencias estructuradas en la fórmula, haga clic en las celdas de la tabla a las que desea hacer referencia en lugar de escribir su referencia de celda en la fórmula. Vamos a usar los siguientes datos de ejemplo para introducir una fórmula que usa automáticamente referencias estructuradas para calcular el salario anual.  Pasos a seguir: En la barra de fórmulas, la referencia estructurada [ @ [Salario]] aparece después del signo igual. En la barra de fórmulas, la referencia estructurada [ @ [Aguinaldo]] aparece después del 12. Excel crea automáticamente una columna calculada y copia la fórmula debajo de toda la columna para ti, si se ajusta para cada fila. Veamos ahora, ¿Qué ocurre cuando uso referencias explícitas? Si especifica referencias de celda explícitas en una columna calculada, puede resultar más complicado ver que es lo que esta calculando dicha formula.  Observe que mientras Excel copia su fórmula debajo de la columna, no usa referencias estructuradas. Si, por ejemplo, agrega una columna entre las columnas existentes C y D, tiene que revisar la fórmula. Cambiando nombre a la tabla… Cuando creamos una tabla en Excel, suele asignarse un nombre predeterminado, por ejemplo Tabla1, Tabla2, etc.  Este nombre puede ser modificado para que puedas reconocerlo e identificarlo con mayor facilidad.  En nuestros datos de ejemplo, hemos usado el nombre SalarioDept. Sigue las siguientes reglas para los nombres de tabla: Nota: No puede usar «C», «c», «R» o «r» para el nombre, porque ya están designados como un acceso directo para seleccionar la columna o fila de la celda activa al escribirlas en el cuadro Nombre o Ir a. Reglas y recomendaciones para una sintaxis de las Referencias Estructuradas También puede escribir o cambiar referencias estructuradas manualmente en la fórmula, pero para ello, ayudará a comprender la sintaxis de referencia estructurada. Repasemos la fórmula siguiente ejemplo: =SUMA(SalarioDept[ [ #Totales] ; [Aguinaldo] ] ;SalarioDept[ [ #Datos] ; [SalarioAnual] ]) Esta fórmula tiene los siguientes componentes de referencia estructurada: Referencia estructurada: (DeptVentas[[#Totals],[Aguinaldo]] y Ventasdept[[#Data], [Importe de la comisión]] son referencias estructuradas, representadas por una cadena que comienza con el nombre de la tabla y termina con el especificador de columna. Cuando se crea o editan referencias estructuras, te sugiero usar estas reglas de sintaxis: Aquí se ofrece la lista de caracteres especiales que necesitan un carácter de escape (‘) en la fórmula: Usar el carácter de espacio para mejorar la legibilidad en una referencia estructurada. Puede usar caracteres de espacio para mejorar la legibilidad de una referencia estructurada. Por ejemplo: =DeptSales[ [Empleado]:[Región] ] o =Ventasdept[[#Headers], [#Data], [% Aguinaldo]] Es recomendable usar un espacio. Use un carácter de escape para algunos caracteres especiales en los encabezados de columna. Algunos caracteres tienen un significado especial y requieren el uso de comillas simples ( ‘) como un carácter de escape. Por ejemplo: =AguinaldoDeptAño[ ‘#DeElementos] A continuación se ofrece la lista de caracteres especiales que necesite otro entre corchetes en la fórmula: Sugerencias y recomendaciones para trabajar con referencias estructuradas Ten en cuenta lo siguiente cuando trabajes con referencias estructuradas. A continuación, te compartimos un video donde puedes conocer un poco más sobre el tema, no olvides practicar con los ejemplos.  Tomado del Blog de ICEMéxico: https://blog.icemexico.com/excel/referencias-estructuradas-en-excel/

Conocer sobre Excel, tiende a ser bastante información para poder ir desarrollando el conocimiento de esta herramienta, conforme vamos avanzando en el uso de Excel, podemos ir teniendo diversos errores que si no los corregimos podemos caer en un descontrol de nuestros datos. Pues bien, aquí te mostraré como poder evitar estos errores y así ser un experto en Excel. Dentro de la misma celda en la pestaña verde, te da opción para poder conocer las alternativas que tienes para corregir dicho conflicto, te sugiero revisar también correctamente tu fórmula o los datos que capturaste en tu celda, ya que es de lo errores más comunes que al teclear se pueda ir un dato erróneo.   No conocer los datos que estamos poniendo nos puede llevar a cometer un error que lleva a Excel a obtener el dato de #¡VALOR!.Por ejemplo, en esta fórmula se consideran números a obtener, si ponemos datos de un nombre o una palabra, nos arrojará el siguiente dato. Para poder evitar estos casos, te sugiero comprobar los datos que estás ingresando.  Si sigues viendo un error, busca celdas en blanco, fórmulas faltantes que enlacen con celdas o cualquier carácter especial que puedas estar usando, así como poder activar la comprobación de datos.Como a continuación te compartiremos un truco profesional. Desde Archivo > Opciones de Excel > Fórmulas encontraremos la opción Habilitar comprobación de errores en segundo plano. Configura personalizado para que puedas identificar errores.  El error #¿NOMBRE? aparece en una celda cuando Excel no puede leer ciertos datos de una fórmula que estás intentando realizar. Es decir, si tratas de hacer la fórmula =BUSCARV y la escribes incorrectamente, Excel te mostrará el error #¿NOMBRE? después de ingresar los valores y presionar Enter.  Para ello te sugiero verificar la ortografía de la fórmula que estás realizando. También será necesario observar que la fórmula este bien escrita.  En caso de que la fórmula este bien escrita y el error persista, es probable que se Excel esté confundiendo con una de las entradas dentro de la fórmula. Revisa a detalle el orden. Una forma fácil de solucionar este problema es hacer que Excel inserte la fórmula por ti. Con esta opción podrás aplicar la fórmula y seleccionar las celdas para que el resultado sea correcto.  Tenemos un error poco común, que es el #¡DIV/0! este error se debe a que al momento de querer realizar una división que se realiza entre cero no puede dar un resultado válido, tal como aparece en la imagen será el error que obtendremos.  Para poder corregir este error es muy sencillo, pues solo cambiamos el dato de cero por otro elemento.  Tenemos también el error de #¡REF!, misma que hace «Referencia» a un dato que ya no encuentra o que ha sido eliminado tal como aparece en la imagen de abajo.  La solución más adecuada sería poder actualizar las celdas o bien editar la fórmula para que puedan obtener un resultado correcto. Tenemos un error menos común pero posible, que es hacer referencia a datos que han sido referenciados.  Así que, la mejor forma de evitarlo es poner correctamente la referencia para que Excel pueda leer bien los datos.  Finalmente, tenemos un error denominado #N/D que significa «No Disponible».  Para poder resolver este error, existe la opción de poder modificar la fórmula con «=SI.ERROR(…) de tal modo que si el dato no se encuentra nos detecte y completar con «no encontrado». A continuación te mostraré un video donde puedes encontrar la descripción gráfica de los errores más comunes así podrás conocer y optimizar el uso de Excel. Tomado de: https://blog.icemexico.com/excel/errores-mas-comunes-en-excel/

Cuando necesites encontrar elementos en una tabla o un rango por fila, puedes optimizar la búsqueda con la función BUSCARV. Por ejemplo, puede buscar el precio de una pieza de automóvil por el número de pieza o buscar el nombre de un empleado en función de su Id. de empleado. En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente: Hay cuatro partes de la información que necesita para crear la sintaxis de BUSCARV: Ahora coloque todas las respuestas anteriores de la siguiente forma: Tomado de: https://blog.icemexico.com/excel/funcion-buscarv/